Bedre kommunikasjon ved bruk av gjensidig læring-modellen

 

Bilde 1: God kommunikasjon på arbeidsplassen er viktig for trivsel og effektivitet

God kommunikasjon øker organisasjoners effektivitet 

Kjell Hjertø mener "Kommunikasjon er selve grunnlaget for all gruppevirksomhet" og peker på "positive sammenhenger mellom kommunikasjonstilfredshet og organisasjonens effektivitet (både prestasjoner og jobbtilfredshet)" (2013, 165-166). I alle organisasjoner er god kommunikasjon viktig for å unngå negative konflikter og for å lære av hverandre og dermed utnytte alle organisasjonens ressurser for å oppnå størst mulig effektivitet i arbeidet. I arbeidet for å oppnå dette kan kommunikasjonsmodeller være til hjelp.

Et eksempel på kommunikasjonsutfordringer

Et eksempel fra min egen arbeidshverdag under viser hvor mye som kan gå galt og forhindre god kommunikasjon selv i en tilsynelatende ufarlig situasjon om vi ikke er bevisste hva og hvordan vi kommuniserer. Jeg vil understreke at kollegaen min og jeg har snakket ut om e-post-disputten og har et godt forhold.

Person A	Person B
E-post til engelskteamet kl. 11.04: Emne: Fulbright Roving Scholar-besøk Fulbright-læreren bekrefter at hun kommer til skolen for å holde elev-workshops.  De lærerne som har workshop samtidig må bli enige om tema og maile meg hvilken dere velger.  Mvh Johan	Svar 1 kl. 12.28: Jeg går for alternativ fem; eventuelt 2. Mvh [Fornavn og første bokstav i etternavnet]
Svar 1 kl. 12.30: Men jeg ber om at du avklarer dette med de andre faglærerne, slik at de også kan uttale seg. Johan [kl. 12.30 – 13.15 har A undervisning og kan ikke svare på mail fra B.]	Svar 2 kl. 12.38: Ja vel, men vi snakket jo om det på møtet???? Mvh [Initialene i for- og etternavn med store bokstaver]
	Svar 3 kl. 12.54: Det er nok en oppgave for deg som koordinator, dette. Vi uttalte oss på møtet, så må du trekke en konklusjon. Mvh [Initialene i for- og etternavn med store bokstaver]
Svar 2 kl. 13.31: Den er grei. Siden jeg sendte denne til alle lærerne glemte jeg å legge til dette særtilfellet. Jeg husker nå at dere ble enige om det, og "koordinatoren", dvs. teamlederen, skal nok greie å legge til det valgte emnet for workshopen. Men det er ingen grunn til å sende flere enn en mail om denne bagatellen! God helg! Mvh Johan Skjetne	Svar 4 kl. 13.43: Siste svaret fra meg: Synes faktisk ikke det er så bagatellmessig. Mvh [Initialene i for- og etternavn med store bokstaver]
Svar 2 kl. 13.51: Siste svaret fra meg: Nei vel. Da får jeg bare beklage så mye og håpe at du kan tilgi meg denne ikke-bagatellmessige feilen.  MVH JS

Kommunikasjonsutfordringene i denne situasjonen kan løses ved bruk av gjensidig læring-modellen, som beskriver "læring som skjer når begge parter til en dialog både forklarer hvorfor de mener det de gjør og stiller inngående spørsmål slik at de forstår hvorfor den andre parten mener det de gjør" (Berg, 2013, 174).

Utfordringer ved asynkrone medier

I eksempelet stiller ikke kollegene spørsmål til hverandre, med unntak av Bs svar 2, som A opplevde som aggressivt. A glemte at B og to andre lærere ble enige om sitt workshop-tema under teammøtet, men B ga ikke A anledning til å forklare dette før hun sendte svar 3. Dette illustrerer utfordringer ved å kommunisere asynkront via e-post, hvor "Avsenderen får ikke svar i sanntid og må vente til mottakeren har bestemt seg for å svare" ("Asynkron kommunikasjon", 2015). A opplevde at B brøt denne uskrevne regelen for e-postkommunikasjon fordi han ikke fikk svare før hun skrev et nytt, for han konfronterende svar. 

Marthinsen sier e-post "ikke alltid [er] så godt egnet til budskap som har et klart negativt emosjonelt innhold. Nettopp fordi våre emosjonelle uttrykk, bortsett fra ordene, er begrenset" (Marthinsen, 2012). A og B burde derfor unngått å kommunisere videre om saken via e-post etter As svar 1, men heller oppsøkt hverandre for å "oppnå gjensidig forståelse og læring" (Berg, 2013, 155). I stedet for å bli irritert på A og tro at han ikke respekterte deres valg av tema, kunne B da ha oppklart problemet (As forglemmelse) ved å bruke en samtidig (synkron) kommunikasjons-kanal og få direkte respons på spørsmålet (svar 2). A ville da også ha oppdaget at B ikke betvilte hans teamlederkompetanse i sitt svar 3, og dermed unngått å bli sarkastisk i sine svar 2 og 3. I stedet, slik de faktisk kommuniserer "avskjærer de [seg] fra å lære noe som helst av motparten" (Berg, 2013, 157) og en forglemmelse utvikler seg til å bli en konflikt mellom dem. 

Bilde 2: Synkron kommunikasjon gir bedre interaksjon mellom partene.

Inquiry og argumentasjon

Gjennom å kommunisere ansikt til ansikt kan A og B unngå å trekke for raske og feilaktige konklusjoner ved å "skille [...] oppfatningene og antagelsene fra fakta" (Berg, 2013, 160). De kan da benytte to verktøy for gjensidig lærings-kommunikasjon: inquiry (undersøkende spørsmål) og advocacy (argumentasjon). De bør både stille spørsmål til hverandre for å forsøke å "forstå den andres tenknings- og resonneringsprosess" og kommunisere sin "egen tenkning og resonnering på en måte som gjør den gjennomsiktig for [den] andre" (Berg, 2013, 162). B bør for eksempel forklare A hva hun mente ikke var bagatellmessig og hvorfor, mens A bør forklare hvorfor han reagerer slik han gjør når B sier "Det er nok en oppgave for deg som koordinator, dette." 

Enkel- og dobbelkretslæring

Bilde 3: Dobbelkretslæring utvikler de ansatte og organisasjonen.

Slik A og B kommuniserer i mailutvekslingen er kvaliteten på både inquiry og advocacy lav, slik at de kun oppnår enkeltkretslæring: de får kun forsterket verdiene og antakelsene som styrer deres handlinger. På grunn av den lave kvaliteten på kommunikasjonen forhindres de fra å oppnå dobbeltkretslæring, "problemløsning der vedkommende også reflekterer over de grunnleggende verdier og holdninger som styrer våre handlinger" (Berg, 2013, 174), læring som utvikler oss som kommunikatorer og arbeidstakere. For å oppnå dette bør A og B argumentere med utsagn som "Jeg mener X ikke er bagatellmessig fordi Y." (B) og spørre på måter som "Kan du avklare dette med de andre faglærene fordi X?" (A). 

Med slike åpne, tydelige beskrivelser av hva de mener og hvorfor og interesse for hva den andre egentlig mener og årsakene til dette, kan kolleger unngå negative konflikter som vist i dette eksempelet, og i stedet lære av hverandre i konstruktive, utviklende dobbeltkretsprosesser.

Referanser:

Bøker: 

Berg, Roberta Wiig. 2013. "Kommunikasjon som fremmer læring". I Kommunikasjon for ledere og organisasjoner, redigert av Peggy Simcic og Jan Ketil Arnulf. 149-175. Bergen: Fagbokforlaget

Hjertø, Kjell B. 2013. Team. Bergen: Fagbokforlaget

Digitale tekster:

Høgberg, Hilde Fredheim. 2014. "Hva er god kommunikasjon?". Alle tiders kommunikasjon. Lest 3. mars 2015. http://www.alletiderskommunikasjon.no/2014/05/hva-er-god-kommunikasjon/

Marthinsen, Svein Tore. 2012. "Hva er god e-post-kommunikasjon?". Svein Tore Marthinsen. Lest 2. mars 2015. http://sveintoremarthinsen.blogspot.no/2012/04/hva-er-god-kommunikasjon-pa-e-post.html

Nasjonal digital læringsarena. 2015. "Asynkron kommunikasjon". Lest 2. mars 2015.     https://ndla.no/nb/node/48013?fag=102780

Rusk, John. 2012. "Advocacy and Inquiry". AgileKiwi. Lest 3. mars 2015. http://www.agilekiwi.com/peopleskills/advocacy-and-inquiry

Sander, Kjetil. 2014. "Organisasjonskultur, også kalt bedriftskultur".  Kunnskapssenteret.com. Lest 3. mars 2015.  http://kunnskapssenteret.com/organisasjonskultur/

Videoer:

Alanis Business Academy. "Episode 19: How the Communication Process Works". Video. 2. august 2012.  https://www.youtube.com/watch?v=q6u0AVn-NUM

Schiefelbein, Jill. Impromptu Guru. "Ensure Mutual Understanding and Get Results in Business Communication". Video. 6. juni 2013. https://www.youtube.com/watch?v=aAhY5OqonoY

Illustrasjoner:

Bilde 1:
smannion. "Susan leads group discussion". Foto. 31. januar 2007. https://www.flickr.com/photos/smannion/3385144016/in/photolist-6a8Ko1-6EipE-c5CgKb-99UUiu-nHqLWZ-mJ4Ydt-b8sPe8-ciirvy-5huKab-91Qy4g-dCBZ6R-7Jzzq4-bVh76d-dA3x33-pF5VbF-4muygi-gXzR2M-6a8KiJ-ePUJ8a-ht9e4y-WuiiL-pVmjmJ-pXzTCm-4vq5sR-8c5rCZ-mJ4MSM-5qL5rM-5hqqgF-pF2djZ-o5c1ot-7pFDc7-dxsmUF-o4THe8-p1Jngn-p1FhTb-9o2KoV-iFYHo-bBwn7H-5otY3i-b8tegc-oyB4MJ-KZen9-9gSnf-8DUZMb-94AD9b-ibm8s4-Ew3rR-6Y21X-7zwZdZ-4VrcS8

Bilde 2:
Schulz, Cory. "synchronus-vs-asynchronus". Illustrasjon. 22. mai 2012. http://www.imedicalapps.com/2012/05/synchronous-asynchronous-communication/

Bilde 3:

Sander, Kjetil. Illustrasjon. 21. mai 2014. http://kunnskapssenteret.com/organisasjonskultur/